HOJA DE CALCULO
Definición:Una hoja de cálculo es una herramienta que nos permite organizar información en esquema con forma de tabla (columnas y filas), en donde puedes vaciar datos recabados para lograr distintos objetivos. Se capturan datos numéricos o de texto, así como realizar cálculos complejos y automatizar funciones.
¿Para qué sirve realmente?
Sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Permite realizar fácilmente tareas financieras y administrativas con un ordenamiento jerarquizado de datos. Son utilizadas para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.
- Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos.
- Presentan los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra.
- Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos.
- Utilizar las órdenes y herramientas de hoja de cálculo para ejecutar operaciones con sus datos.
- Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.
- Se pueden sumar filas y columnas.
- Se crean fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.
- La utilización de las casillas para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores.
- Se pueden insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.
- Pueden crearse gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, algunos programas disponen de un asistente que nos guían en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.
Elementos y Entorno
- Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos.
- Presentan los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra.
- Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos.
- Utilizar las órdenes y herramientas de hoja de cálculo para ejecutar operaciones con sus datos.
- Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.
- Se pueden sumar filas y columnas.
- Se crean fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.
- La utilización de las casillas para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores.
- Se pueden insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.
- Pueden crearse gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, algunos programas disponen de un asistente que nos guían en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.
Elementos y Entorno
A continuación se muestra un ejemplo de los elementos básicos que debe contener cualquier hoja de cálculo. En veces, sus funcionalidades varían respecto al programa que se tiene en mano.
3.1.1 Cuadro de nombres. Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.
3.1.2 Barra de fórmulas. Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.
3.1.3 Columnas. Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).
3.1.4 Filas. Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1 048 576.
3.1.5 Celdas. Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)
3.1.6 Etiquetas de hoja de cálculo. Etiquetas o nombres de las hojas que componen el libro de Excel.
3.1.7 Botones de desplazamiento. Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas.
3.1.8 Barra de estado. Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas, por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq Num Cuando se desea copiar información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.
3.1.9 Área de autocalcular. Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.
3.1.10 Botón Insertar Hoja de Cálculo. Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la inserción de nuevas hojas en el documento.
Beneficios de las hojas de cálculo
Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea. La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados. Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.
Desventajas de las hojas de cálculo
Las capacidades de las hojas de cálculo se están automatizando. Los trabajadores ya no tienen que tener habilidades especiales, y deben competir con mano de obra barata no cualificada. Las hojas de cálculo individuales instaladas en cada uno de los ordenadores en una oficina permiten a los individuos acumular datos y hacer sus propios pronósticos sin cooperar con sus colegas. Este fenómeno conduce a la duplicación de los datos y el esfuerzo de toda la organización. La estructura de la hoja de cálculo aumenta los requisitos de almacenamiento sobre las necesidades de datos en bruto.
Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea. La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados. Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.
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