Filtros en Excel

FILTROS EN EXCEL

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Cómo usar los filtros en Excel

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Listas Desplegables

LISTAS DESPLEGABLES

Insertar o eliminar un lista

Estas nos ofrecen un control absoluto sobre el ingreso de datos de los usuarios.

Puede proporcionar una hoja de cálculo más eficaz mediante listas desplegables en las celdas donde pueden puede elegir Sí o No personas, seleccione una fecha de calendario o elija en otra lista que insertar. Una persona que use la hoja de cálculo hace clic en una flecha y, a continuación, haga clic en una entrada de la lista.

1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que desea que aparezcan en la lista desplegable. Las entradas deben estar en una fila o columna única sin celdas en blanco, como esta:

1  2. Seleccione todas las entradas, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Definir nombre.

1  

3 3. En el cuadro nombre, escriba un nombre para las entradas, por ejemplo, Deptsválids.y, a continuación, haga clic en Aceptar. Asegúrese de que su nombre no tenga los espacios. Este nombre no se muestre en la lista, pero debe asignarle un nombre para vincularlo a la lista desplegable.

1  4. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable.

2  

    5. Haga clic en Datos >Validación de datos.

o    Las listas desplegables no se pueden agregar a tablas vinculadas a un sitio de SharePoint.  Desvincule la tabla o quite el formato de la tabla y, a continuación, pruebe el paso 5 de  nuevo.

   

    6.En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

.   7.En el cuadro origen, el tipo y el signo igual (=), seguido inmediatamente por el nombre que dio la lista en el paso 3. Por ejemplo, = Deptsválids..

Funciones Logicas

FUNCIONES LOGICAS

Estas sirven para evaluar una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro si la condición es falsa.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

SI (prueba lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Prueba_ lógica   es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero   es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto “Dentro de presupuesto” y el argumento prueba lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto “Dentro de presupuesto”. Si el argumento prueba lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso   es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto “Presupuesto excedido” y el argumento prueba lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto “Presupuesto excedido”. Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Tablas de verdad

Verdadero y Verdadero= Verdadero            Verdadero o Verdadero=Verdadero

Verdadero y Falso= Falso                            Verdadero o falso = Verdadero

Falso y Verdadero= Falso                             Falso o verdadero= verdadero                     

Falso y Falso= Falso                                     Falso o Falso= Falso

Errorres en Excel

E R R O R ES   E N   E X C E L

Cuando introducimos en las celdas valores requeridos para ejecutar una formula podemos equivocarnos  y como resultado obtenemos un error. Excel clasifica los errores  de acuerdo  a  la naturaleza de la equivocación es decir si fue por que digitamos mal o pro q utilizamos una formula equivocada.

a continuación te daré una guía porque suceden estos errores y q significan y  como solucionarlos.

1.ERROR ######   :  Este error es frecuente, y sucede por dos razones:

• El valor que se introduce o el q se calcula en una celda es mas grande q el ancho de la Columna
• Se introduce una Fecha negativa

                                                 

Multiplicar los dos números q aparecen en la celda  se soluciona abriendo el ancho de la Columna

2. ERROR  #¿NOMBRE? : Aparece cuando se digita mal el nombre de una formula o cuando la formula no existe

hay q tener en cuenta la versión q utilizas si esta en Ingles o Español por este motivo también puede suceder este error  q se escribe  el nombre en ingles utilizando una versión  en Español.

3. ERROR #¡REF! :

Este error es de referencia,  cuando Excel busca   una celda q se ha utilizado y  no es valida.

Ej: tenemos la siguiente tabla de Ventas de diferentes ciudades,  y en el momento de copiar  la tabla a otro sitio suprimimos los datos del 2010  cuando Excel busca   la celda se encuentra con  datos diferentes  y le falta una columna para hacer la operación 2010 +2012

          

Posibles causa para el error #¡REF!

• Se ha eliminado las celdas q se han utilizado como referencia por otra formula o se han  pegado celdas movidas sobre otras a las q  hacia referencia en otras formulas.

• Se utiliza un vinculo de Programa q no esta en Funcionamiento o abierto 

• Se intenta  vincular un intercambio dinámico  de datos (DDE) como “sistema” q no esta disponible
•  Se ejecuta una macro q introduce  una formula que devuelve este error

4. ERROR ¡DIV/0! : Excel muestra este error cuando se Divide por 0 o cuando se divide por una celda vacia

     

5. ERROR #¡VALOR! : Este error aparece cuando le damos a la formula un argumento diferente al q espera.

6. ERROR #¡NUM!: se produce cuando se escriben  valores numéricos no validos en una formula.

7. ERROR #¡NULO!: Cuando se especifica una intersección  de dos áreas q no forman intersección.

8. ERROR #N/A:  Cuando el valor no esta disponible para una formula

Funciones Basicas en Excel

FUNCIONES BÁSICAS

 SUMA()

Entrega el resultado de la suma de los valores contenidos en las celdas especificada en el argumento de la función.

Ejemplo:

la formula en la celda b7

=SUMA(c2:b5)

la formula en la celda c7

=SUMA(c2:c5)

la formula en la celda c9

=SUMA(b7;c7)

Sintaxis de la funciòn SUMA.

La sintaxis de una funciòn indica la forma correcta en que deben estar colocados sus elementos.

Esta herramienta es sumamente ùtil al introducir funciones, en especial cuando no estamos familiarizados con ellas o en formulas complejas.Ayuda a identificar què argumento estamos introduciendo.

PRODUCTO.

 














 Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

 Observaciones

• - Los argumentos que son números, valores lógicos o representaciones textuales de números se toman en cuenta; los argumentos que son valores de error o texto que no se puede convertir en números causan errores.
• - Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se tomarán en cuenta los números de la matriz o de la referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.

RAÍZ.

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

RAIZ(número)

 








Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener.

Observación

Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #¡NUM!

REDONDEAR.

La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 23,7825 y desea redondear ese valor a dos posiciones decimales, puede usar la siguiente fórmula:

=REDONDEAR(A1; 2).

El resultado de esta función es 23,78.

Observaciones:

• - Si el argumento num_decimales es mayor que 0 (cero), el numero se redondea al numero de lugares decimales especificado.
• - Si el num_decimales es 0, el numero se redondea al numero entero mas próximo.
• - Si num_decimales es menor que 0, el numero se redondea hacia la izquierda del separador decimal.
• - Para ordenar al alza (lejos de cero), use la función REDONDEAR.MAS.
• - Para redondear a la baja (hacia cero), use la función REDONDEAR.MENOS.
• - Para redondear un numero a un múltiplo especifico (por ejemplo, para redondear al numero 0,5 mas cercano), use la función REDOND.MULT.

ENTERO

Redondea un numero hasta el entero inferior mas próximo.

Ejemplos de operación:

Entero de un numero

=ENTERO(6.95)

=ENERO(-8.2)

En el primer caso el resultado es 6. En el segundo caso el resultado es -9 ya que es el entero inferior mas próximo.

Entero del valor de una celda 

=ENTERO(A1)

En este caso el resultado es el entero inferior mas próximo del numero que se encuentre en la celda A1.

CONTAR

Esta función se utiliza para contar los números en el rango seleccionado, omitiendo las celdas vacias y las que contienen datos no numéricos.

Ejemplos de operación:

=CONTAR(A1:B5)

MULTIPLICAR.

Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos enter en el teclado.

DIVIDIR 

Dividimos con el símbolo /. Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos enter.

CONTAR.SI.

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que  cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar el numero de celdas que no están en blanco.

Criterio es el criterio en forma de numero, expresión, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32;"32";">32" o "manzanas".

Ejemplos

Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas","naranjas","melocotones"y "manzanas" respectivamente.

CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2

Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32;54;75 y 86 respectivamente.

CONTAR.SI(B3:B6">55") es igual a 2

CONTAR.BLANCO

Cuenta el numero de celdas en blanco dentro de un rango.

Observaciones

Las celdas que contienen formulas que devuelven " "(texto vació) también se cuentan, en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se cuentan.

CONTARA

Cuenta el numero de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumento.Use CONTARA para contar el numero de celdas que contienen datos en un rango o matriz.

Sintaxis

Valor1;valor: son de 1 a 30 argumentos que presentan los valores que desea contar.Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función COUNT.

Ejemplos:

CONTARA(A1:A7) es igual a 6

CONTARA(A4:A7) es igual a 4

CONTARA(A1:A7) es igual a 7

CONTARA(A1:A7; "Dos") es igual a 7

PROMEDIO

Observaciones

• Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
• Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo sea 0.

Ejemplos 

Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los números 10,7,9,27 y 2:

PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11

PROMEDIO(Puntos) es igual a 11

PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5),  que es igual a 11 Si C1:C3 se denomina OtrosPuntos y contiene los números 4,18 y 7.

PROMEDIO(Puntos; OtrosPuntos) es igual a 10,5

MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Ejemplos:

Si A1:A5 contiene los números 10,7,9,27 y 2, entonces :

MAX(A1:A5) es igual a 27

MAX(A1:A5;30) es igual a 30 

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10,7,9,27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2

MIN(A1:A5; 0) es igual a 0

MIN  es similar a MAX.